Publicação : 11/07/2017

IMPORTÂNCIA DA CONFERÊNCIA NA HORA DA ENTREGA
 
Você está recebendo sua mercadoria corretamente?
Um processo valioso para todas as partes envolvidas, remetente, transportador e destinatário é o recebimento de mercadorias.
É importante realizar a conferência no ato da entrega, o que assegura a qualidade das mercadorias recebidas. Essa conferência visa garantir o recebimento da carga dentro das condições negociadas na compra dos produtos.
 
A conferência pode ser dividida em dois passos:
 
1º Passo: Conferência da Nota Fiscal
Certifique-se de que todas as informações contidas na nota fiscal estão de acordo com o pedido ou ordem de compra registrada na empresa. Assim, você assegura que o que foi comprado é, realmente, o que foi faturado pelo fornecedor.
A ordem ou pedido de compra contém todas as especificações negociadas durante a compra e que também aparecem na nota: quantidades, descrições, data da entrega, local da entrega, valores, entre outras.
Se a nota fiscal chegar antes do recebimento das mercadorias (através do envio por e-mail no ato da emissão) é possível realizar as conferências necessárias e solucionar as inconsistências, de forma que dê tempo para realizar as correções pertinentes.
 
2º Passo: Conferência Física
Nesta etapa, você deve se certificar de que as informações contidas na nota fiscal estão de acordo com as mercadorias que, de fato, chegaram para você.
O objetivo desse procedimento é garantir que as quantidades, unidades, cores, tamanhos, número de série ou qualquer outra particularidade do produto estejam corretos.
Além disso, verifica-se também a qualidade das mercadorias entregues e se as embalagens estão em boas condições. Esta conferência evita divergências no estoque e trocas e devoluções posteriores.
Já é utilizado por algumas empresas o leitor de código de barras para a conferência dos produtos na entrada. Dessa forma, após a leitura do código de todas as mercadorias recebidas, o sistema faz automaticamente o confronto da entrada dos produtos com a nota de compra e aponta as divergências, podendo, nesse momento, emitir a nota fiscal de devolução dos produtos que constam na nota fiscal de compra, porém não estão sendo entregues fisicamente.
 
DICA
Caso o prazo da nota fiscal tenha sido ultrapassado, proceda com o recebimento parcial  e emissão de nota de devolução dos itens faltantes ou avariados e aguarde nova remessa.
Ou, ainda, há a opção de devolver integralmente o que foi recebido (devido ao número de divergências, política do fornecedor ou da empresa). Dentre os benefícios da realização desses procedimentos, estão a exatidão nas movimentações de entrada no estoque e a agilidade na devolução (ao fornecedor).
A divergência deve ser ressalvada corretamente, com o máximo de informações possíveis, para esclarecer ao transportador e ao remetente as divergências encontradas.
A assinatura, carimbo e número de documento do recebedor, bem como, o horário de recebimento, são imprescindíveis que sejam preenchidos no CT-e (Comprovante de Transporte Eletrônico). Eles resguardam que a entrega foi realizada ao destinatário sem divergências.
Dessa forma, é possível proteger a negociação, reduzindo o custo e o retrabalho de todas as partes envolvidas.
 
 
Matéria desenvolvida por: Priscila Damasceno